Laat je data niet opsluiten!

We beseffen het niet altijd als we bezig zijn met data, dat we die data aan het opsluiten zijn. Er wordt veel gesproken over een vendor lock-in of het gevaar om je door de verkoper van een systeem vast te laten zetten. Terwijl de essentie van het probleem waarschijnlijk een data lock-in is waardoor je jouw eigen data moeilijk of onmogelijk kunt (her)gebruiken buiten één bepaald software- of ecosysteem.

Wat is een data lock-in?

Er is sprake van een data lock-in als gegevens opgesloten zitten in een systeem. Systemen waarin data bewaard worden zijn bijvoorbeeld: een CMS of content management systeem, een collectieregistratiesysteem, een CRM of systeem voor het beheren van klantencontacten, bestel-, plannings- en uitleensystemen, een e-boeken of fotobibliotheek of gelijk welke software waar content of inhoud (data, transacties, tekst, beeld, audio, video, …) bewaard wordt.

Waarom is het nodig om data uit een systeem te kunnen halen?

Er was eens… een tijd waarin we ervan uitgingen dat data tot in de eeuwigheid met hetzelfde systeem zouden beheerd en gepresenteerd worden. Dat was zo omdat we veronderstelden dat het systeem mee zou evolueren met technologische evoluties maar ook met de behoeften van de organisatie en alle gebruikers van de data in het systeem. We legden dus onze digitale strategie in handen van een softwarebouwer. Deze strategie is zwak gebleken want systemen evolueren niet altijd mee of evolueren aan een ander tempo of in een andere richting dan wat een organisatie wil doen en bereiken. Databeheerders en mensen die verantwoordelijk zijn voor innovatie, communicatie, onderzoek of productontwikkeling krijgen hierdoor het gevoel dat ze niet vooruit kunnen of geleid worden door hoe een systeem evolueert. Soms is deze situatie zo beklemmend dat het een aanleiding is om een nieuw systeem te kiezen. Als dat nieuwe systeem er is moeten er meestal data van het oude naar het nieuwe systeem overgezet worden. En dan komt de kat op de koord. Maar er zijn ook andere situaties waarin het probleem van opgesloten data naar boven kan komen.

  1. als je data voor verschillende doelen of presentaties wil gebruiken
    Het kan zijn dat je op een bepaald moment data of gegevens wil hergebruiken. Dit is bijvoorbeeld het geval als je de beschrijving van een museumwerk ook op de museumwebsite wil tonen. Of de verkoper van een e-boek maakt het moeilijk of onmogelijk om het door jou aangekochte boek op een bepaald leestoestel te openen.
  2. als je data door anderen wil laten gebruiken
    Er is terecht veel te doen over open data. Open data gaat over het laten hergebruiken van data door anderen buiten jouw organisatie of door iedereen op het web die jouw data om één of andere reden interessant vindt. Open data strategie is een bouwsteen voor innovatie. Als anderen of andere systemen jouw data niet kunnen hergebruiken ben je aangewezen op silo’s waarbij er voor elk project, dienst of product een nieuw systeem moet opgezet worden.
  3. als je data naar een ander beheerssysteem wil overzetten
    Het opzetten van een nieuwe website kan betekenen dat er een datamigratie nodig is om alle content van het ene naar het ander CMS over te zetten.
    Of als bijvoorbeeld een museum of bibliotheek wil overschakelen op een ander collectieregistratiesysteem betekent dit dat alle gegevens van systeem A naar systeem B moeten verhuizen. Als verschillende organisaties samenwerken in één systeem kan dit gaan over miljoenen collectiestukken.

Waarom kunnen data niet uit een systeem gehaald worden?

Data kunnen omwille van verschillende redenen vastzitten:

  • De leverancier van het systeem is de enige die de data uit het systeem kan halen (in deze situatie wordt meestal over een vendor lock-in gesproken)
  • De leverancier van het systeem vraagt zoveel geld om de data buiten het systeem bruikbaar te maken dat het onmogelijk is om dit te laten gebeuren
  • De bouwer van het systeem stopt met het uitbaten van het systeem en heeft geen exit-strategie wat de data betreft
  • De interne IT-afdeling of de IT-partners waarmee je samenwerkt, verhinderen dat data uit een systeem gehaald of hergebruikt worden. In deze situatie is er ook sprake van machtsmisbruik of van een foute interne beslissingshiërarchie
  • Data zijn onbruikbaar buiten het systeem omdat ze volledig op maat van het systeem of voor één bepaalde toepassing van de data (bv. een tijdelijke website) gemaakt zijn

Lock-in allerhande

De term vendor lock-in wordt meer gebruikt dan data lock-in. Het is inderdaad vaak zo dat een systeemleverancier vooruitgang onmogelijk of onbetaalbaar maakt als een vorm van extreme klantenbinding. Maar bij een vendor lock-in kunnen nog meer zaken dan enkel de opsluiting van data een probleem zijn.

Er kan ook sprake zijn van een technologie lock-in. Dat is het geval als er bijvoorbeeld in een bepaalde fase geopteerd is om een technologie te gebruiken die niet schaalbaar is voor complexere of andere toepassingen dan waarvoor ze in oorsprong gekozen werd. Er is sprake van een code lock-in als softwarecode niet volgens bepaalde conventies is geschreven waardoor het onmogelijk is voor nieuwe of externe ontwikkelaars om de code uit te breiden of te verbeteren.

Een lock-in situatie kan ervoor zorgen dat je op een bepaald moment voor de keuze komt te staan: een situatie continueren zonder nog te evolueren of opnieuw beginnen met een ander systeem, een nieuwe technologie, nieuwe interfaces en met nieuwe data in het geval van een échte data lock-in.

Vrije data als basis voor een digitale strategie

De basis van een goede digitale strategie is de herbruikbaarheid van data. Kiezen voor een systeem betekent dat je niet alleen eisen gaat stellen aan hoe dat systeem functioneel werkt maar ook aan het gebruik van gegevens buiten het systeem. Het is belangrijk om naast een startplan afspraken te maken over een stopplan of een exit-strategie. Het is een beetje zoals beseffen dat je na een huwelijk ook kunt scheiden en dat je de voorwaarden van die scheiding al vastlegt in het huwelijkscontract.

Een systeem onvoorwaardelijk graag zien is romantisch maar het is geen goede basis voor een digitale strategie.

Wie dapper is met data denkt niet alleen aan hoe data vandaag gebruikt en gepresenteerd worden. Wie dapper is met data zorgt ervoor dat data niet gegijzeld worden. Wie dapper is met data denkt zoveel mogelijk los van een systeem, presentatie of gebruik van de data. Het systeem- en contextagnostisch denken betekent niet dat je moet inzetten op een grijze databrij die voor iedereen en dus niemand interessant is. In één van de volgende artikels wil ik het hebben over de voorwaarden voor hergebruik van data. En waarom een databeheerder even belangrijk is dan een systeembeheerder. Tot dan!

(en nu ga ik deze tekst als xml-bestand veilig wegzetten buiten het CMS van de dappermetdata-website)

Posts created 5

Eén gedachte over “Laat je data niet opsluiten!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Gerelateerde berichten

Type je zoekwoorden hierboven en druk op Enter om te zoeken. Druk ESC om te annuleren.

Terug naar boven